การใช้อีเมลเป็นตัวจัดการงานสามารถทำงานได้ แต่เป็นเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องสำหรับงานเมื่อ MG Siegler เริ่มใช้ฟีเจอร์งานของ Gmail เพื่อแปลงอีเมลเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ เขาก็ค้นพบสิ่งที่น่าตกใจ
อีเมลที่เขาได้รับมากถึง50 ถึง 75 เปอร์เซ็นต์ นั้นมาจากคนอื่นจริงๆทำให้เสร็จ: 35 นิสัยของคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุด (อินโฟกราฟิก)คำขอแต่ละข้อมีเหตุผล แต่โดยรวมแล้ว “นี่คือฝันร้าย” เขียนโดยหุ้น
ส่วนทั่วไปของ GV ซึ่งเดิมชื่อ Google Ventures
“ไม่มีใครสามารถจัดการระบบดังกล่าวได้โดยไม่ต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับอีเมล”
โดยสรุปแล้ว นี่เป็นการสรุปสาระสำคัญของวิกฤตอีเมลที่บั่นทอนประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทต่างๆ ทั่วโลก อีเมลกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจของเรามาก จนพนักงานจำนวนมากหันไปใช้กล่องจดหมายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวัน ซึ่งมักจะเกิดขึ้นบ่อยจนผู้ให้บริการอีเมลอย่าง Google และ Microsoft สังเกตเห็น โดยเพิ่มฟีเจอร์การจัดการงานเพื่อช่วยให้ง่ายขึ้น . แต่การปฏิบัติต่ออีเมลในฐานะผู้จัดการงานมีแต่จะกระตุ้นให้พนักงานใช้เวลามากขึ้นโดยใช้เครื่องมือที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งใช้ (และสิ้นเปลือง) จำนวนชั่วโมงทำงานของบริษัทอย่างไม่สมส่วนอยู่แล้ว พิจารณา:
พนักงานใช้ เวลามากถึง40 เปอร์เซ็นต์ ในการอ่านอีเมลภายในองค์กร
หนึ่งในห้าคนทำงานด้านความรู้ระบุว่าอีเมลเป็นตัวถ่วงเวลาที่ใหญ่ที่สุด
ปริมาณการใช้อีเมล มากถึง80 เปอร์เซ็นต์เป็น “ขยะ”
อีเมลที่ไม่จำเป็นทำให้ธุรกิจต้องเสียเงินประมาณ650,000 ล้านดอลลาร์ต่อปีในด้านประสิทธิภาพการทำงาน
ในขณะที่การวิจัยแสดงให้เห็นมากขึ้นเรื่อย ๆว่าอีเมลที่มากเกินไปนั้นใช้พลังงานมากเกินไป ทำลายสมาธิ และเพิ่มระดับความเครียดในที่ทำงานได้อย่างไร การเขียนบนฝาผนังนั้นชัดเจน: บริษัทที่ต้องการเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงานที่สูญเสียไปจำเป็นต้องลดการโหลดอีเมล สถิติ นั่นหมายถึงการลบทุกอย่างออกจากกล่องจดหมายที่ไม่จำเป็นต้องมี โดยเริ่มจากรายการสิ่งที่ต้องทำ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีจัดการเวลาด้วย 10 เคล็ดลับที่ได้ผล
ทำไมอีเมลถึงทำให้ผู้จัดการงานแย่มาก
การใช้อีเมลเป็นตัวจัดการงานก็เหมือนกับการใช้ไขควงตอกตะปู มันสามารถทำงานได้ แต่เป็นเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องสำหรับงาน
แม้ว่าจะเชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก แต่การสื่อสารและการจัดการงานเป็นสองสิ่งที่แยกจากกัน นักวิจัยและผู้เขียน Alexandra Samuel กล่าว การผสมเข้าด้วยกันมีแต่จะทำให้ยุ่งยากมากขึ้น
“หากคุณกำลังรวมอีเมลและการจัดการงานเข้าด้วยกัน งานของการสื่อสาร – การอ่านและตอบกลับข้อความของคุณ – จะจมอยู่กับอีเมลทั้งหมดที่คุณทิ้งไว้ในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้นคุณจะไม่ลืมที่จะจัดการกับมัน ” เธอเขียนไว้ในHarvard Business Review “วิธีนี้ยังทำให้การจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีปัญหาอีกด้วย เมื่อคุณต้องการระบุงานที่เหมาะสมที่จะดำเนินการต่อไปอย่างรวดเร็ว ไม่มีอะไรทำให้คุณช้าลงได้เหมือนกับการดำดิ่งลงไปในกล่องจดหมายเพื่อเลื่อนดูข้อความเก่าๆ”
การติดตามงานผ่านอีเมลยังต้องการให้โปรแกรมอีเมลของคุณ
ทำงานตลอดทั้งวัน ซึ่งเป็นการเปิดประตูสู่สิ่งรบกวน พนักงานเช็คอีเมลบ่อยถึง36 ครั้งต่อชั่วโมงแล้ว หลังจากการขัดจังหวะแต่ละครั้ง จะใช้เวลาเฉลี่ย23 นาทีในการกลับไปทำงานเดิม การสลับไปมาทั้งหมดนี้ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงถึง40 เปอร์เซ็นต์ ในท้ายที่สุด
เจนนิ เฟอร์ ซีเนียร์ นัก เขียนนิตยสารนิวยอร์คกล่าวว่า “อีเมลเป็นสิ่งก่อกวน” “ต้องใช้พลังงานเริ่มต้นในการอ่าน ต้องใช้พลังงานในการปรับทิศทางและรีบูตเมื่อเรากลับไปทำงานที่เราทำค้างไว้ ในช่วงเวลาหนึ่งสัปดาห์ ราคาสามารถวัดได้ในไม่กี่ชั่วโมง”
ที่เกี่ยวข้อง: 4 สัญญาณที่เชื่อถือได้ว่ามีคนกำลังจะเสียเวลาของคุณ
วิธีที่ดีกว่าในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ
การแยกอีเมลออกจากการจัดการงานอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างมาก ในขณะที่การส่งอีเมลมากเกินไปทำให้พนักงานหมดแรง แต่การทำงานให้เสร็จกลับเติมพลังให้พวกเขา ในกรณีนี้ เราทุกคนรู้ว่าคนเหล่านั้นที่เพิ่มสิ่งต่างๆ ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อที่จะสามารถข้ามมันไปได้! การทำงานให้เสร็จทำให้ผู้คนมีความสุขและมีส่วนร่วมมากขึ้นในการทำงาน และพนักงานจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถโฟกัสกับงานที่พวกเขาเชื่อว่าสำคัญที่สุด
เครื่องมือการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพทำงานร่วมกับเครื่องมือสื่อสาร เช่น อีเมลและแมสเซนเจอร์ เพื่อช่วยให้พนักงานเสียเวลาน้อยลงในการตอบอีเมลและใช้เวลามากขึ้นในการทำงานที่มีความหมาย และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพรุ่นต่อไปจะต้องก้าวไปอีกขั้น พวกเขาจะต้องช่วยให้พนักงานสามารถจัดการงานประจำวันทั้งหมดได้ในที่เดียวโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างอีเมลและเครื่องมืออื่นๆ นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้จะต้องช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานให้เสร็จสิ้นไม่ว่าจะอยู่ที่ใด บนอุปกรณ์ใดๆ อินทราเน็ตของบริษัท หรือเมสเซนเจอร์ สิ่งนี้ไม่เพียงให้ประสบการณ์การทำงานที่เรียบง่ายแก่พวกเขาเท่านั้น แต่ยังให้อิสระแก่พวกเขาในการปิดการรบกวนทางอีเมลเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาจำเป็นต้องทำรายการสิ่งที่ต้องทำ
Credit : สล็อต UFABET
